Chaque étape produit un artefact. Si l’artefact manque, l’étape n’a pas eu lieu, même si la réunion a duré.
Constat
On écrit ce qui est établi, ce qui est attesté, ce qui est supposé. On refuse de mêler les trois dans la même phrase. On date chaque élément et on lui donne un niveau de fiabilité. On note aussi ce qui manque, pour que l’absence reste visible.
L’artefact est une fiche de constat d’une page. Elle tient en quatre blocs : faits, témoignages, hypothèses, trous. La fiche se relit à voix haute. Si un auditeur ne peut pas dire quel bloc il entend, la fiche n’est pas prête.
L’erreur typique consiste à commencer par une cause. Une cause est déjà une interprétation. Elle referme le constat avant qu’il soit écrit. Le contrôle est simple : « Que pourrais-je encore observer demain qui changerait cette phrase ? » Si la réponse est « rien », la phrase est trop large.
Alternatives
On dresse les options encore ouvertes, y compris celle de ne rien changer. On inclut l’option « vérifier avant d’agir » et l’option « agir avec une information incomplète ». On écarte seulement ce qui est déjà matériellement fermé.
L’artefact est un tableau d’alternatives : une ligne par option, une colonne pour ce qu’elle ouvre, une colonne pour ce qu’elle ferme. Trois à cinq lignes suffisent. Au-delà, le tableau cache une décision déjà prise.
L’erreur typique est d’opposer une seule action à l’inaction. Le report n’est pas l’inaction. C’est une action qui consomme du temps. Le contrôle : « Le report apparaît-il comme une ligne, avec un coût ? » S’il n’a pas de ligne, il gouvernera la suite sans être nommé.
Délais
On mesure ce que chaque option consomme, et ce qu’elle empêche ensuite. On distingue le délai de détection, le délai d’escalade et le délai de communication. On écrit aussi la fenêtre de réversibilité : jusqu’à quelle heure une décision peut encore être reprise sans changer d’échelle.
L’artefact est un échéancier court, en heures ou en jalons relatifs. Il relie chaque option à une heure de non-retour. L’échéancier se tient sur une feuille. S’il faut un outil pour le lire, il est trop chargé pour le moment de la décision.
L’erreur typique est de compter seulement le temps technique. Le temps d’information a sa propre horloge. Le contrôle : « À quelle heure les usagers sauront-ils, si nous choisissons cette ligne ? » Une option sans réponse à cette question n’est pas chiffrée.
Risques
On nomme, pour chaque option, la portée, la réversibilité, le coût de l’erreur et le coût du report. On refuse les formules vagues (« risque maîtrisé ») tant qu’aucun de ces quatre champs n’est rempli. On accepte qu’un risque reste qualitatif, à condition qu’il soit comparé aux autres lignes.
L’artefact est un registre de risques d’une page, aligné sur le tableau d’alternatives. Chaque ligne du tableau d’options a une ligne de risque. L’absence d’alignement signale qu’une option a été ajoutée trop tard, ou qu’un risque orphelin pousse une option invisible.
L’erreur typique est de traiter le risque comme un argument d’autorité. Un risque non comparé sert à bloquer. Un risque comparé sert à choisir. Le contrôle : « Ce risque est-il plus élevé que celui de la ligne voisine, et selon quel critère ? »
Engagement
On écrit qui décide, qui informe, qui porte la suite, et à quelle heure la décision sera revue. L’engagement n’est pas un communiqué. C’est une note interne d’une demi-page, signée par un rôle, avec un destinataire pour l’information publique.
L’artefact est la note d’engagement. Elle reprend l’option retenue, le risque accepté, l’heure de revue. Sans heure de revue, l’engagement est un report déguisé. Sans destinataire pour l’information, l’engagement s’arrête à la technique.
L’erreur typique est de déléguer l’information à « plus tard, quand ce sera plus clair ». Plus tard, le vocabulaire du premier message sera déjà fixé par les usagers. Le contrôle : « Qui a le droit de publier une mauvaise nouvelle aujourd’hui, dans cette option ? » Si personne n’a ce droit, l’engagement est incomplet.
